職種：グローバルオペレーションディレクターのためのバーチャルアシスタント

直属の上司：DGO

勤務地：リモート

勤務時間：月曜日～金曜日、午前8時30分～午後5時30分（昼休み1時間【無給】）、週40時間

給与：時給8～10ドル（経験に応じて決定）

職務概要：

DGOのバーチャルアシスタントは、日常業務、戦略的調整、及びエグゼクティブレベルの管理業務をサポートする、優秀な管理パートナーです。業務内容は、管理効率の向上、高度なExcel操作、文書作成、スケジュール調整、さらに複数部門との連携に重点を置いております。理想的な候補者は、積極的かつ高度に組織化された問題解決能力を有し、先進的なExcelスキルを駆使して、迅速なペースのリモート環境で成果を上げることができる方です。DGOが戦略的な優先事項に注力できるよう、日々の業務のディテールを管理し、ワークフローの合理化を図ります。

主要な業務内容：

エグゼクティブおよび管理サポート

• 内部及び外部の会議の日程調整とロジスティクスの調整。
• 高度なExcelスキルを活用し、データ追跡、分析、及び可視化のための報告書、プレゼンテーション、文書の作成と整形。
• DGOを代表してメールの仕分け、優先順位の設定、及び返信を行い、迅速なフォローアップを実施。
• 参照資料や記録への容易なアクセスを確保するため、デジタルファイルを整然と管理。

業務運営及び報告サポート

• トラッカーや運用報告書の作成、維持、及び改善の支援。
• エグゼクティブの意思決定を支援するため、データの統合及び分析を実施。
• 会議でのアクションアイテムを追跡し、複数の部門にまたがるタスクの期限内完遂を確実にする。

プロジェクト調整

• 特別プロジェクトの管理においてDGOを支援し、タイムライン、成果物、及び連絡調整が遵守されるよう管理。
• プロジェクトのマイルストーンを追跡するために、ClickUpの高度な操作スキルが求められます。
• DGOと各部門の責任者間の連絡役を果たし、アクションアイテムと締め切りについて明確な情報共有を実施。

コミュニケーション及び文書管理

• 社内メモ、SOP、報告書、及びエグゼクティブサマリーのドラフト作成、校正、並びに文書整形。
• 会議の議題作成、詳細な議事録の作成、及び必要に応じたフォローアップ文書の配布。
• 機密情報の管理及び慎重な情報取扱いを徹底。

成功指標：

• COOの管理及び報告業務の負荷が軽減され、戦略的な高インパクト業務に専念できるようになる。
• エグゼクティブレベルの報告書及びトラッカーが常に正確、明確、かつタイムリーに提供される。
• COO管理下のプロジェクト及びタスクが、最小限のフォローアップで期限内に完了する。
• COOと各部門間のコミュニケーションが円滑かつ効果的に行われる。

• エグゼクティブアシスタント、オペレーションサポート、または管理業務における3年以上の経験（リモート環境での経験が望ましい）。
• エグゼクティブ向けのレポートやプレゼンテーションの作成実績があること。
• 各部署との連携プロジェクトの調整および成果物の管理経験があること。

スキル：

• Microsoft Excelの高度なスキル（ピボットテーブル、VLOOKUP、マクロ、グラフ、条件付き書式など）。
• Google Workspace（ドキュメント、スプレッドシート、スライド）、プロジェクト管理ツール（Clickup）、およびコミュニケーションプラットフォーム（Telegram、Zoom）についての高い操作能力。
• 優れた文章および口頭でのコミュニケーションスキル。
• 卓越した組織能力と細部への注意力。

求める人物像：

• 積極的で、創意工夫に富み、課題解決に向けた姿勢をお持ちの方。
• 優先順位を適切に付け、タイトな締め切り内で複数の業務を管理できる方。
• 常にプロフェッショナリズムと機密保持を維持できる方。
• 最小限の監督下で問題解決に取り組める高い能力を有する方。