這個角色專注於在創意工作室內提供行政支持，處理日曆管理、客戶通訊、發票和文件組織。候選人在確保日常運營順利方面發揮著關鍵作用，並與首席設計師密切合作，在一個注重細節和充滿活力的環境中工作。

關於雇主：

該客戶是一家位於美國的快速成長的室內設計工作室，專注於為住宅和精品商業客戶創造溫馨、個性化的空間。從情緒板到最終造型，該品牌以功能與美學的融合而聞名，反映每位客戶的個性。隨著工作室的擴張，團隊正在尋找一位可靠、注重細節的行政虛擬助理，以幫助簡化後端運營和客戶通訊。

公司核心價值觀：

• 以人為本: 我們為人而設計，而非為趨勢
• 細節至關重要: 精確和完善是我們工藝的一部分
• 擁抱過程：每個項目都是一次合作。我們重視責任感
• 學習與適應: 我們保持好奇心，開放，並不斷改進

此角色的目標：

• 提供高質量的行政支持，確保設計團隊保持有序，客戶通訊及時且專業，內部流程順利運行。行政虛擬助理將負責管理排程、文件和日常任務，讓創意團隊專注於交付卓越的設計工作。

職責：

• 為首席設計師管理電子郵件、日曆和約會排程
• 回應客戶詢問並跟進項目里程碑或下一步
• 創建和組織項目資料夾、時間表和客戶入職文件
• 使用模板準備發票、報價單和提案
• 維護供應商聯絡人、庫存跟踪和客戶記錄的數據庫
• 協助編制設計展示、情緒板和購物清單
• 在 Trello 或 Notion 等工具中更新任務板和檢查清單
• 處理首席設計師的私人助理任務（預訂旅行、訂購用品等）
• 為正在進行的客戶項目生成每週狀態報告

• 2年以上行政或執行助理角色的經驗（虛擬或辦公室內）
• 良好的英語口頭和書面溝通能力
• 高度組織化，具備優秀的時間管理和優先級排序技能
• 熟悉處理電子郵件、文件格式設置和在線文件系統（如Google Drive、Dropbox）
• 熟悉Trello、Notion或類似的項目管理工具
• 精通電子表格（Google Sheets或Excel）
• 能夠獨立工作，預測需求並適應變化

加分項：

• 在創意行業（如室內設計、建築或家居佈置）工作經驗
• 熟悉Canva、PowerPoint或Adobe，以提供基本的演示支持
• 對發票平台（如QuickBooks、HoneyBook或Wave）有基本了解
• 有通過電子郵件和聊天應用與客戶或供應商協調的經驗
• 了解Pinterest、Instagram或Houzz，以進行輕量內容排程或靈感來源