專注於管理的虛擬助理

Outsource Recruiter

₱40-60K[月薪]
远程办公1-3 年經驗學歷不限全職
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遠程工作詳情

工作開放國家菲律賓

語言要求英語

這項遠距工作向特定國家的候選人開放。 請確認您是否要繼續,儘管可能有位置限制

職位描述

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簡介

這個角色專注於在創意工作室內提供行政支持,處理日曆管理、客戶通訊、發票和文件組織。候選人在確保日常運營順利方面發揮著關鍵作用,並與首席設計師密切合作,在一個注重細節和充滿活力的環境中工作。


關於雇主:


該客戶是一家位於美國的快速成長的室內設計工作室,專注於為住宅和精品商業客戶創造溫馨、個性化的空間。從情緒板到最終造型,該品牌以功能與美學的融合而聞名,反映每位客戶的個性。隨著工作室的擴張,團隊正在尋找一位可靠、注重細節的行政虛擬助理,以幫助簡化後端運營和客戶通訊。


公司核心價值觀:

  • 以人為本: 我們為人而設計,而非為趨勢
  • 細節至關重要: 精確和完善是我們工藝的一部分
  • 擁抱過程:每個項目都是一次合作。我們重視責任感
  • 學習與適應: 我們保持好奇心,開放,並不斷改進


此角色的目標:


  • 提供高質量的行政支持,確保設計團隊保持有序,客戶通訊及時且專業,內部流程順利運行。行政虛擬助理將負責管理排程、文件和日常任務,讓創意團隊專注於交付卓越的設計工作。


職責:


  • 為首席設計師管理電子郵件、日曆和約會排程
  • 回應客戶詢問並跟進項目里程碑或下一步
  • 創建和組織項目資料夾、時間表和客戶入職文件
  • 使用模板準備發票、報價單和提案
  • 維護供應商聯絡人、庫存跟踪和客戶記錄的數據庫
  • 協助編制設計展示、情緒板和購物清單
  • 在 Trello 或 Notion 等工具中更新任務板和檢查清單
  • 處理首席設計師的私人助理任務(預訂旅行、訂購用品等)
  • 為正在進行的客戶項目生成每週狀態報告

職位要求

  • 2年以上行政或執行助理角色的經驗(虛擬或辦公室內)
  • 良好的英語口頭和書面溝通能力
  • 高度組織化,具備優秀的時間管理和優先級排序技能
  • 熟悉處理電子郵件、文件格式設置和在線文件系統(如Google Drive、Dropbox)
  • 熟悉Trello、Notion或類似的項目管理工具
  • 精通電子表格(Google Sheets或Excel)
  • 能夠獨立工作,預測需求並適應變化


加分項:


  • 在創意行業(如室內設計、建築或家居佈置)工作經驗
  • 熟悉Canva、PowerPoint或Adobe,以提供基本的演示支持
  • 對發票平台(如QuickBooks、HoneyBook或Wave)有基本了解
  • 有通過電子郵件和聊天應用與客戶或供應商協調的經驗
  • 了解Pinterest、Instagram或Houzz,以進行輕量內容排程或靈感來源
組織能力英語排程時間管理書面溝通電郵管理專案管理Google 工作區
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Jomari Tejeresas

HR OfficerOutsource Recruiter

今天活躍

發布於 10 July 2025

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