行行政管理

• 日曆管理，並確保所有活動和標記都是最新的
• 安排會議、會議及其他內部和外部活動；預訂會議室及場地；並與所有相關方協調
• 規劃和準備所有與旅行相關的需求（例如：航班/火車、酒店、汽車、行程等）
• 規劃和組織工作流程以遵守既定的時間限制，便能按期完成
• 創建和維護聯絡資訊和電子郵件發送列表
• 代表利益相關者分配與業務支持小組聯繫
• 有效且及時地執行分配的項目
• 協助費用管理
• 管理所有其他所有利益相關者分配和服務領導團隊合理要求的職責

溝通

• 處理分配的電話來電，根據需要作出回應和/或確保所有信息及時傳遞
• 撰寫或修訂例行信函、備忘錄、報告、電子郵件等，按照公司風格和格式；校對並修改內容和通信以糾正語法、拼寫和標點；產生和轉錄口述
• 協助處理正在由分配通過內部/外部協調的各小組進行的項目和後勤安排
• 規劃和組織工作流程以遵守根據請求/分配確定的時間限制，以確保能夠按時完成
• 優先處理和管理多項任務，並及時通報任務的狀態和進展
• 使用有效的系統確保短期和長期任務都能在所需的時間內完成

關係管理

• 始終具有良好的判斷力；如果指示不清楚，請詢問後續問題，高效地溝通反饋、問題、問題和解決方法
• 展現出對細節的極大關注,並對部門和公司的程序及資源有徹底的了解，並能遵守和利用這些知識
• 確保所有受限信息、事務、問題和所有分配的個人事物受到最好的保密
• 促進與團隊其他成員及全公司的良好關係

資格

• 擁有學士或副學士學位是必要的。研究生文憑和/或碩士學位是有利的，但不是必需的。
• 至少一年的相關工作經驗，作為遠程/執行/行政助理，並且接觸過大型國際律師事務所或等效組織。

基本工作要求

• 出色的書面和口頭溝通能力
• 中級的Microsoft Word、Outlook、Excel、PowerPoint知識
• 出色的互動技能，能夠平衡個體貢獻者與團隊合作者的角色
• 在管理和處理機密事務和信息方面值得信賴
• 對日常任務管理保持積極的態度，並能快速建立信心、尊重及信任
• 能夠在壓力下保持冷靜，並在緊迫的截止日期前工作
• 注重細節和解決方案，具有強烈的緊迫感，主動解決挑戰
• 出色的組織和協調能力；能夠處理來自多方的優先事項
• 良好的電話禮儀及電話系統的熟練知識
• 強大的時間管理和持續追蹤能力
• 主動的團隊合作者
• 具備Microsoft Visio和SharePoint的知識是一個優勢
• 具備法律背景是一個優勢

請參考職位描述。