VA focado em administração

Outsource Recruiter

₱40-60K[Mensual]
Remoto1-3 Anos ExpEdu não necessárioTempo Inteiro
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Detalhes remotos

Abrir PaísFilipinas

Requisitos de IdiomaPortuguese-Brazil

Este trabalho remoto está aberto para candidatos em países específicos. Por favor, confirme se deseja continuar, apesar das restrições de localização.

Descrição do Trabalho

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Descrição:

Este papel foca no suporte administrativo dentro de um estúdio criativo, lidando com a gestão de calendário, comunicações com clientes, faturamento e organização de arquivos. O candidato desempenha um papel fundamental em garantir operações diárias tranquilas, colaborando de perto com o designer principal em um ambiente dinâmico e atento aos detalhes.


Sobre o Empregador:


O cliente é um estúdio de design de interiores em crescimento, baseado nos EUA, que se especializa em criar espaços calorosos e personalizados para clientes residenciais e comerciais boutique. Desde mood boards até o styling final, a marca é conhecida por mesclar funcionalidade e estética de uma forma que reflete a personalidade de cada cliente. À medida que o estúdio se expande, a equipe busca um Admin VA confiável e orientado para detalhes que ajude a otimizar as operações de backend e as comunicações com os clientes.


Valores centrais da empresa:

  • Pessoas em Primeiro Lugar: Projetamos para pessoas, não para tendências
  • Detalhes Importam: Precisão e polimento fazem parte do nosso ofício
  • Assuma o Processo: Cada projeto é uma colaboração. Valorizamos a responsabilidade
  • Aprender e Adaptar: Mantemos a curiosidade, a abertura e estamos sempre melhorando


Objetivos deste papel:


  • Fornecer suporte administrativo de alta qualidade que assegure que a equipe de design permaneça organizada, a comunicação com o cliente seja oportuna e profissional, e os processos internos funcionem de forma suave. O Admin VA gerenciará agendamentos, documentos e tarefas diárias que permitem que a equipe criativa se concentre na entrega de um excelente trabalho de design.


Responsabilidades:


  • Gerenciar a caixa de entrada, calendário e agendamentos de compromissos para o designer principal
  • Responder a consultas de clientes e acompanhar marcos do projeto ou próximos passos
  • Criar e organizar pastas de projetos, cronogramas e documentos de integração de clientes
  • Preparar faturas, orçamentos e propostas usando modelos
  • Manter bancos de dados para contatos de fornecedores, rastreamento de inventário e registros de clientes
  • Ajudar na compilação de apresentações de design, mood boards e listas de compras
  • Atualizar quadros de tarefas e listas de verificação em ferramentas como Trello ou Notion
  • Lidar com tarefas de assistente pessoal para o designer principal (reservar viagens, solicitar suprimentos, etc.)
  • Gerar relatórios de status semanais para projetos de clientes em andamento

Requisito

  • Mais de 2 anos de experiência em funções de assistente administrativo ou executivo (virtual ou presencial)
  • Fortes habilidades de comunicação verbal e escrita em inglês
  • Altamente organizado, com excelentes habilidades de gerenciamento de tempo e priorização
  • Confortável com o manuseio de e-mails, formatação de documentos e sistemas de arquivos online (Google Drive, Dropbox)
  • Familiaridade com Trello, Notion ou ferramentas semelhantes de gerenciamento de projetos
  • Proficiente em planilhas (Google Sheets ou Excel)
  • Capaz de trabalhar de forma independente, antecipar necessidades e se adaptar a mudanças


Diferenciais:


  • Experiência em indústrias criativas, como design de interiores, arquitetura ou preparação de imóveis para venda
  • Familiaridade com Canva, PowerPoint ou Adobe para suporte básico a apresentações
  • Conhecimento básico de plataformas de faturamento, como QuickBooks, HoneyBook ou Wave
  • Experiência em coordenação com clientes ou fornecedores por e-mail e aplicativos de chat
  • Conhecimento de Pinterest, Instagram ou Houzz para agendamento leve de conteúdo ou busca de inspiração
Habilidades OrganizacionaisIdioma InglêsAgendamentoGestão do TempoComunicação EscritaGestão de E-mailGestão de ProjetosGoogle Workspace
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Jomari Tejeresas

HR OfficerOutsource Recruiter

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Postado em 10 July 2025

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