Este papel foca no suporte administrativo dentro de um estúdio criativo, lidando com a gestão de calendário, comunicações com clientes, faturamento e organização de arquivos. O candidato desempenha um papel fundamental em garantir operações diárias tranquilas, colaborando de perto com o designer principal em um ambiente dinâmico e atento aos detalhes.

Sobre o Empregador:

O cliente é um estúdio de design de interiores em crescimento, baseado nos EUA, que se especializa em criar espaços calorosos e personalizados para clientes residenciais e comerciais boutique. Desde mood boards até o styling final, a marca é conhecida por mesclar funcionalidade e estética de uma forma que reflete a personalidade de cada cliente. À medida que o estúdio se expande, a equipe busca um Admin VA confiável e orientado para detalhes que ajude a otimizar as operações de backend e as comunicações com os clientes.

Valores centrais da empresa:

• Pessoas em Primeiro Lugar: Projetamos para pessoas, não para tendências
• Detalhes Importam: Precisão e polimento fazem parte do nosso ofício
• Assuma o Processo: Cada projeto é uma colaboração. Valorizamos a responsabilidade
• Aprender e Adaptar: Mantemos a curiosidade, a abertura e estamos sempre melhorando

Objetivos deste papel:

• Fornecer suporte administrativo de alta qualidade que assegure que a equipe de design permaneça organizada, a comunicação com o cliente seja oportuna e profissional, e os processos internos funcionem de forma suave. O Admin VA gerenciará agendamentos, documentos e tarefas diárias que permitem que a equipe criativa se concentre na entrega de um excelente trabalho de design.

Responsabilidades:

• Gerenciar a caixa de entrada, calendário e agendamentos de compromissos para o designer principal
• Responder a consultas de clientes e acompanhar marcos do projeto ou próximos passos
• Criar e organizar pastas de projetos, cronogramas e documentos de integração de clientes
• Preparar faturas, orçamentos e propostas usando modelos
• Manter bancos de dados para contatos de fornecedores, rastreamento de inventário e registros de clientes
• Ajudar na compilação de apresentações de design, mood boards e listas de compras
• Atualizar quadros de tarefas e listas de verificação em ferramentas como Trello ou Notion
• Lidar com tarefas de assistente pessoal para o designer principal (reservar viagens, solicitar suprimentos, etc.)
• Gerar relatórios de status semanais para projetos de clientes em andamento

• Mais de 2 anos de experiência em funções de assistente administrativo ou executivo (virtual ou presencial)
• Fortes habilidades de comunicação verbal e escrita em inglês
• Altamente organizado, com excelentes habilidades de gerenciamento de tempo e priorização
• Confortável com o manuseio de e-mails, formatação de documentos e sistemas de arquivos online (Google Drive, Dropbox)
• Familiaridade com Trello, Notion ou ferramentas semelhantes de gerenciamento de projetos
• Proficiente em planilhas (Google Sheets ou Excel)
• Capaz de trabalhar de forma independente, antecipar necessidades e se adaptar a mudanças

Diferenciais:

• Experiência em indústrias criativas, como design de interiores, arquitetura ou preparação de imóveis para venda
• Familiaridade com Canva, PowerPoint ou Adobe para suporte básico a apresentações
• Conhecimento básico de plataformas de faturamento, como QuickBooks, HoneyBook ou Wave
• Experiência em coordenação com clientes ou fornecedores por e-mail e aplicativos de chat
• Conhecimento de Pinterest, Instagram ou Houzz para agendamento leve de conteúdo ou busca de inspiração