• Estamos em busca de um Secretário Executivo e Executivo de Operações experiente para fornecer suporte administrativo, de pesquisa e coordenação abrangente à alta administração. O candidato ideal terá pelo menos 5 anos de experiência relevante apoiando executivos seniores, forte proficiência em TI e excelentes habilidades organizacionais e de comunicação. O papel envolve apoiar escritórios locais e no exterior, trabalhando remotamente quando necessário, e pode transitar para um arranjo de trabalho híbrido no futuro. A posição também valoriza o conhecimento de ferramentas modernas de IA para aumentar a produtividade e eficiência.

• Gerenciar e manter agendas, compromissos e arranjos de viagem dos executivos.
• Realizar pesquisas e compilar dados para relatórios, apresentações e tomadas de decisão.
• Coordenar e interagir com agências governamentais, chefes de departamento e outros profissionais-chave.
• Reunir-se e se comunicar com agências externas, consultores, fornecedores e oficiais para agendar reuniões, coordenar eventos e auxiliar na resolução de problemas.
• Participar de reuniões virtuais e presenciais em nome do executivo; tomar atas precisas e acompanhar os itens de ação.
• Conduzir entrevistas e reuniões, incluindo agendamento, preparação de agendas e documentação de resultados.
• Buscar novos fornecedores, realizar pesquisas sobre fornecedores, gerenciar bancos de dados de fornecedores e apoiar atividades de compras.
• Apoiar escritórios no exterior coordenando com equipes internacionais, lidando com comunicações transfronteiriças e ajudando em projetos globais.
• Trabalhar remotamente conforme necessário, mantendo alta produtividade e capacidade de resposta em diferentes fusos horários.
• Preparar, revisar e editar correspondências, relatórios e apresentações em PowerPoint.
• Organizar e manter sistemas de arquivamento (eletrônicos e em papel), garantindo a segurança e acessibilidade das informações.
• Lidar com documentos e comunicações confidenciais com discrição e profissionalismo.
• Rastrear e priorizar tarefas e prazos para o executivo, garantindo a conclusão pontual dos projetos.
• Ajudar no planejamento e coordenação de reuniões, eventos e projetos de alta prioridade.
• Fornecer apoio a projetos e iniciativas especiais conforme orientado pela equipe executiva.
• Capacidade de viajar localmente ou para o exterior, se necessário, para participar de reuniões, eventos ou coordenar com partes externas.
• Executar outras tarefas administrativas relacionadas conforme designado.

*Nosso Candidato Ideal*

• Graduação em Administração de Empresas, Gestão de Escritórios ou área relacionada
• Mínimo de 5 anos de experiência comprovada como Secretário Executivo ou em um papel similar de suporte executivo ou Operações de Negócios

*Requisitos e Competências Técnicas*

• Domínio do Microsoft Office Suite (Word, PowerPoint, Excel, Outlook) e familiaridade com software de gestão de escritório, análise de negócios, ferramentas de relatórios e software de CRM
• Excelentes habilidades organizacionais e de gestão do tempo, com capacidade de realizar multitarefas e priorizar em um ambiente dinâmico.
• Excelentes habilidades de comunicação escrita e verbal.
• Fortes habilidades interpessoais; capaz de interagir efetivamente com partes interessadas em todos os níveis.
• Alto nível de integridade, discrição e confidencialidade no manuseio de informações sensíveis.
• Experiência em coordenação com agências governamentais, organizações externas e fornecedores é um diferencial.
• Experiência em suporte a escritórios no exterior ou trabalho com equipes internacionais é uma vantagem.
• Disposição e capacidade para viajar conforme necessário.
• Confortável em trabalhar remotamente e em diferentes fusos horários.

*Arranjo de Trabalho*

• O papel apoia tanto escritórios locais quanto no exterior e requer a capacidade de trabalhar remotamente.
• Por favor, note: O arranjo de trabalho pode transitar para um modelo híbrido no futuro, combinando trabalho remoto com dias de trabalho presencial agendados.
• Flexibilidade e adaptabilidade a ambientes de trabalho em mudança são essenciais.

Junte-se a nós e desempenhe um papel fundamental no apoio à nossa liderança e no impulso ao sucesso organizacional—tanto local quanto internacionalmente!