A MOVE Your Business tem orgulho em representar nosso cliente, uma empresa de consultoria fundada e liderada por empreendedores que ajuda empresários a preparar, executar e maximizar o valor de suas saídas de negócios. Eles oferecem um processo transparente e de ponta a ponta, desenhado para alinhar-se aos objetivos dos fundadores. Sua abordagem personalizada combina preparação estratégica, redes de compradores selecionados e planejamento pós-saída para garantir um impacto duradouro. Desenvolvida por fundadores para fundadores, a empresa oferece expertise e empatia ao longo de toda a jornada de saída.

Em nome de nosso cliente, estamos em busca de um Assistente Executivo de Alto Nível para fornecer suporte administrativo de alto nível e garantir o bom funcionamento das operações executivas. O candidato ideal é organizado, discreto e adaptável — habilidoso em gerenciar tempo, comunicações e prioridades em constante mudança em um ambiente dinâmico.

Principais Responsabilidades:

• Suporte Executivo
• Fornecer suporte administrativo de alto nível a 1–3 executivos sênior, incluindo gestão de agenda, coordenação de viagens e relatórios de despesas
• Antecipar necessidades dos executivos e oferecer suporte proativo em tarefas administrativas e operacionais
• Lidar com informações sensíveis e confidenciais com o mais alto grau de integridade e discrição

• Gestão de Reuniões e Comunicações
• Gerenciar e priorizar solicitações, e-mails, convites para reuniões e comunicações em nome dos executivos
• Preparar documentos de briefing, apresentações e materiais de reunião; registrar e distribuir atas com ações de follow-up
• Coordenar logística de reuniões internas e externas, chamadas e eventos em múltiplos fusos horários
• Atuar como elo de ligação com clientes, investidores, empresas do portfólio e outras partes interessadas externas

• Gestão de Projetos e Fluxo de Trabalho
• Auxiliar no gerenciamento de projetos, monitorando entregáveis-chave e garantindo o cumprimento de prazos
• Acompanhar prazos organizacionais e pessoais, incluindo datas de contratos, renovações de apólices, cronogramas de pagamento, obrigações de conformidade e outros entregáveis sensíveis ao tempo
• Manter sistemas e processos que melhorem a produtividade executiva e a eficácia organizacional

• Gestão de Documentos e Informações
• Manter sistemas de arquivamento digital bem organizados, garantindo documentação oportuna e fácil recuperação de materiais críticos, como contratos de compra, memorandos de investimento, contratos legais e cronogramas financeiros

• Suporte Ad Hoc
• Fornecer suporte adicional em diversos projetos e tarefas conforme necessidade da equipe de gestão, incluindo pesquisa, planejamento de eventos e outras atividades designadas

Requisitos e Qualificações:

• Mais de 5 anos de experiência como Assistente Executivo, preferencialmente apoiando executivos de nível C em ambientes de alto crescimento, consultoria, investimento ou empreendedorismo
• Fluência em inglês
• Fortes habilidades organizacionais com atenção impecável aos detalhes
• Capacidade comprovada de gerenciar múltiplas prioridades em constante mudança em um ambiente acelerado e não estruturado
• Habilidades excepcionais de comunicação e interpessoais — profissional, claro e confiante
• Confortável em trabalhar de forma autônoma e tomar decisões em nome dos executivos
• Proficiência tecnológica com sólido conhecimento em:
• Google Workspace (Docs, Sheets, Agenda, Drive, Gmail)
• Microsoft Excel (entrada de dados, formatação, fórmulas, análises básicas)
• QuickBooks (controle de despesas, gestão de faturas, relatórios)
• Plataformas de assinatura eletrônica (por exemplo, DocuSign, HelloSign)
• Capacidade de trabalhar com discrição, integridade e alto grau de profissionalismo
• São necessárias duas referências profissionais e um atestado de antecedentes criminais válido emitido nos últimos 60 dias para todos os candidatos aprovados.
• É necessário o preenchimento de documentos de admissão, incluindo o envio de um número de identificação fiscal válido (por exemplo, CPF, SIN ou equivalente no país), antes da integração.

Horário de Trabalho:

Período Integral (40 horas por semana)

Segunda a sexta, das 8h às 17h (Horário do Pacífico)