Peran ini berfokus pada dukungan administratif di dalam studio kreatif, menangani manajemen kalender, komunikasi dengan klien, penagihan, dan pengorganisasian file. Kandidat akan berperan penting dalam memastikan operasi sehari-hari berjalan lancar, bekerja sama dengan desainer utama dalam lingkungan yang dinamis dan berfokus pada detail.

Tentang Pemberi Kerja:

Klien adalah studio desain interior yang sedang berkembang yang berbasis di AS dan mengkhususkan diri dalam menciptakan ruang yang hangat dan dipersonalisasi untuk klien residensial dan komersial butik. Dari papan suasana hingga penataan akhir, merek ini dikenal karena memadukan fungsi dan estetika dengan cara yang mencerminkan kepribadian setiap klien. Seiring dengan ekspansi studio, tim mencari Admin VA yang dapat diandalkan dan berorientasi pada detail untuk membantu memperlancar operasi belakang layar dan komunikasi dengan klien.

Nilai-nilai inti perusahaan:

• Orang Pertama: Kami merancang untuk orang, bukan tren
• Detail Penting: Ketelitian dan kehalusan adalah bagian dari kerajinan kami
• Kendalikan Proses: Setiap proyek adalah kolaborasi. Kami menghargai akuntabilitas
• Belajar & Beradaptasi: Kami tetap ingin tahu, terbuka, dan selalu memperbaiki diri

Tujuan dari peran ini:

• Memberikan dukungan administratif berkualitas tinggi yang memastikan tim desain tetap terorganisir, komunikasi dengan klien tepat waktu dan profesional, serta proses internal berjalan dengan lancar. Admin VA akan mengelola penjadwalan, dokumen, dan tugas sehari-hari yang memungkinkan tim kreatif fokus pada penyampaian karya desain yang luar biasa.

Tanggung jawab:

• Mengelola kotak surat, kalender, dan penjadwalan janji untuk desainer utama
• Membalas pertanyaan klien dan menindaklanjuti tonggak proyek atau langkah selanjutnya
• Membuat dan mengorganisir folder proyek, garis waktu, dan dokumen onboarding klien
• Menyusun faktur, estimasi, dan proposal menggunakan template
• Memelihara basis data untuk kontak vendor, pelacakan inventaris, dan catatan klien
• Memfasilitasi penyusunan presentasi desain, papan suasana, dan daftar belanja
• Memperbarui papan tugas dan daftar periksa di alat seperti Trello atau Notion
• Menangani tugas asisten pribadi untuk desainer utama (memesan perjalanan, memesan perlengkapan, dll.)
• Menghasilkan laporan status mingguan untuk proyek klien yang sedang berlangsung

• Pengalaman 2+ tahun dalam peran asisten administratif atau eksekutif (virtual atau di kantor)
• Keterampilan komunikasi verbal dan tulisan dalam bahasa Inggris yang kuat
• Sangat terorganisir dengan keterampilan manajemen waktu dan prioritas yang baik
• Nyaman dengan penanganan email, pemformatan dokumen, dan sistem file online (Google Drive, Dropbox)
• Familiar dengan Trello, Notion, atau alat manajemen proyek serupa
• Mahasiswa dalam penggunaan spreadsheet (Google Sheets atau Excel)
• Mampu bekerja secara mandiri, mengantisipasi kebutuhan, dan beradaptasi dengan perubahan

Keuntungan tambahan:

• Pengalaman bekerja di industri kreatif seperti desain interior, arsitektur, atau penyajian rumah
• Familiar dengan Canva, PowerPoint, atau Adobe untuk dukungan presentasi dasar
• Pengetahuan dasar tentang platform penagihan seperti QuickBooks, HoneyBook, atau Wave
• Pengalaman berkoordinasi dengan klien atau vendor melalui email dan aplikasi chat
• Pengetahuan tentang Pinterest, Instagram, atau Houzz untuk penjadwalan konten ringan atau pencarian inspirasi