Instruksi Aplikasi: Silakan melamar langsung di ****

• Peran ini berfokus pada dukungan administratif di dalam studio kreatif, menangani manajemen kalender, komunikasi dengan klien, penagihan, dan pengorganisasian file. Kandidat memainkan peran kunci dalam memastikan operasi sehari-hari berjalan lancar, bekerja sama secara dekat dengan desainer utama dalam lingkungan yang berorientasi pada detail dan dinamis.

Tentang Pemberi Kerja:

Klien adalah studio desain interior yang berkembang yang berbasis di AS dan mengkhususkan diri dalam menciptakan ruang yang hangat dan dipersonalisasi untuk klien residensial dan komersial butik. Dari papan suasana hingga penataan akhir, merek ini dikenal karena menggabungkan fungsi dan estetika dengan cara yang mencerminkan kepribadian masing-masing klien. Seiring dengan ekspansi studio, tim sedang mencari Admin VA yang dapat diandalkan dan berorientasi pada detail untuk membantu memperlancar operasi belakang dan komunikasi dengan klien.

Nilai-nilai inti perusahaan:

• Orang Pertama: Kami merancang untuk orang, bukan tren
• Detail Penting: Presisi dan kehalusan adalah bagian dari keterampilan kami
• Kuasa Proses: Setiap proyek adalah kolaborasi. Kami menghargai akuntabilitas
• Belajar & Beradaptasi: Kami tetap ingin tahu, terbuka, dan selalu berkembang

Tujuan dari peran ini:

• Memberikan dukungan administratif berkualitas tinggi yang memastikan tim desain tetap terorganisir, komunikasi dengan klien tepat waktu dan profesional, serta proses internal berjalan lancar. Admin VA akan mengelola penjadwalan, dokumen, dan tugas sehari-hari yang memungkinkan tim kreatif untuk fokus pada pengiriman pekerjaan desain yang bagus.

Tanggung Jawab:

• Mengelola kotak masuk, kalender, dan penjadwalan janji untuk desainer utama
• Menanggapi pertanyaan klien dan mengikuti perkembangan tonggak proyek atau langkah selanjutnya
• Membuat dan mengorganisir folder proyek, garis waktu, dan dokumen onboarding klien
• Menyiapkan faktur, estimasi, dan proposal menggunakan template
• Memelihara database untuk kontak vendor, pelacakan inventaris, dan catatan klien
• Memberikan bantuan dalam menyusun presentasi desain, papan suasana, dan daftar belanja
• Memperbarui papan tugas dan daftar periksa di alat seperti Trello atau Notion
• Menangani tugas asisten pribadi untuk desainer utama (memesan perjalanan, memesan perlengkapan, dll.)
• Menghasilkan laporan status mingguan untuk proyek klien yang sedang berlangsung

• Pengalaman 2+ tahun dalam peran administratif atau asisten eksekutif (virtual atau di kantor)
• Keterampilan komunikasi lisan dan tulisan dalam bahasa Inggris yang kuat
• Sangat terorganisir dengan keterampilan manajemen waktu dan prioritas yang baik
• Nyaman dalam menangani email, format dokumen, dan sistem file online (Google Drive, Dropbox)
• Memahami Trello, Notion, atau alat manajemen proyek serupa
• Mahira dalam penggunaan spreadsheet (Google Sheets atau Excel)
• Mampu bekerja secara mandiri, mengantisipasi kebutuhan, dan beradaptasi terhadap perubahan

Keahlian yang diharapkan:

• Pengalaman bekerja di industri kreatif seperti desain interior, arsitektur, atau staging rumah
• Memahami Canva, PowerPoint, atau Adobe untuk dukungan presentasi dasar
• Pengetahuan dasar tentang platform faktur seperti QuickBooks, HoneyBook, atau Wave
• Pengalaman berkoordinasi dengan klien atau vendor melalui email dan aplikasi chat
• Pengetahuan tentang Pinterest, Instagram, atau Houzz untuk penjadwalan konten ringan atau mencari inspirasi