MOVE Your Business dengan bangga mewakili klien kami, sebuah firma penasihat yang dipimpin oleh pendiri yang membantu para wirausahawan mempersiapkan, mengeksekusi, dan memaksimalkan nilai exit bisnis mereka. Mereka menawarkan proses menyeluruh dari awal hingga akhir yang transparan dan dirancang untuk selaras dengan tujuan para pendiri. Pendekatan khusus mereka menggabungkan persiapan strategis, jaringan pembeli terkurasi, dan perencanaan pasca-exit untuk memastikan dampak yang berkelanjutan. Dibangun oleh pendiri untuk pendiri, mereka menghadirkan keahlian dan empati sepanjang perjalanan exit.

Atas nama klien kami, kami sedang mencari Executive Assistant Tingkat Tinggi untuk menyediakan dukungan administratif kelas atas dan memastikan kelancaran operasi eksekutif. Kandidat ideal adalah orang yang terorganisir, dapat menjaga kerahasiaan, dan mudah beradaptasi—terampil dalam mengelola waktu, komunikasi, dan prioritas yang berubah di lingkungan yang bergerak cepat.

Tanggung Jawab Utama:

• Dukungan Eksekutif
• Memberikan dukungan administratif tingkat tinggi kepada 1–3 eksekutif senior, termasuk manajemen kalender, koordinasi perjalanan, dan pelaporan pengeluaran
• Mengantisipasi kebutuhan eksekutif dan secara proaktif memberikan dukungan dalam tugas administratif dan operasional
• Menangani informasi sensitif dan rahasia dengan integritas dan kerahasiaan tertinggi

• Manajemen Pertemuan & Komunikasi
• Mengelola dan memprioritaskan permintaan masuk, email, undangan pertemuan, dan komunikasi atas nama eksekutif
• Menyiapkan dokumen pengarahan, presentasi, dan materi pertemuan; mencatat dan mendistribusikan notulen pertemuan beserta tindak lanjut
• Mengkoordinasikan logistik untuk pertemuan, panggilan, dan acara internal maupun eksternal di berbagai zona waktu
• Bertindak sebagai penghubung dengan klien, investor, perusahaan portofolio, dan pemangku kepentingan eksternal lainnya

• Manajemen Proyek & Alur Kerja
• Membantu manajemen proyek, melacak deliverable utama, dan memastikan tenggat waktu terpenuhi
• Melacak tenggat waktu organisasi dan personal utama, termasuk tanggal kontrak, pembaruan kebijakan, jadwal pembayaran kembali, kewajiban kepatuhan, dan deliverable lain yang sensitif terhadap waktu
• Memelihara sistem dan proses yang meningkatkan produktivitas eksekutif dan efektivitas organisasi

• Manajemen Dokumen & Informasi
• Memelihara sistem pengarsipan digital yang terorganisir dengan baik, memastikan dokumentasi tepat waktu dan kemudahan pengambilan materi penting seperti perjanjian pembelian, memo investasi, kontrak hukum, dan jadwal keuangan

• Dukungan Ad Hoc
• Memberikan dukungan tambahan pada berbagai proyek dan tugas sesuai kebutuhan tim manajemen, termasuk riset, perencanaan acara, dan tugas lain yang ditugaskan

Persyaratan & Kualifikasi:

• Pengalaman minimal 5 tahun sebagai Executive Assistant, idealnya mendukung eksekutif level C dalam lingkungan pertumbuhan tinggi, konsultasi, investasi, atau kewirausahaan
• Mahir berbahasa Inggris
• Keterampilan organisasi yang kuat dengan perhatian terhadap detail yang sempurna
• Terbukti mampu mengelola banyak prioritas yang sering berubah dalam lingkungan yang bergerak cepat dan tidak terstruktur
• Keterampilan komunikasi dan interpersonal yang luar biasa—profesional, jelas, dan percaya diri
• Nyaman bekerja secara mandiri dan mengambil keputusan atas nama eksekutif
• Mahir secara teknologi, dengan pengetahuan kerja yang kuat tentang:
• Google Workspace (Docs, Sheets, Calendar, Drive, Gmail)
• Microsoft Excel (entri data, pemformatan, formula, analisis ringan)
• QuickBooks (pelacakan pengeluaran, manajemen faktur, pelaporan)
• Platform tanda tangan elektronik (misalnya, DocuSign, HelloSign)
• Kemampuan bekerja dengan kebijaksanaan, integritas, dan tingkat profesionalisme yang tinggi
• Dua referensi profesional dan surat keterangan catatan kepolisian yang masih berlaku, diterbitkan dalam 60 hari terakhir, diperlukan bagi semua pelamar yang berhasil
• Penyelesaian dokumen pendaftaran, termasuk penyerahan nomor identifikasi pajak yang valid (misalnya, Nomor Jaminan Sosial, Nomor Asuransi Sosial, atau ekuivalennya di negara masing-masing), diperlukan sebelum proses onboarding

Jam Kerja:

Penuh Waktu (40 jam per minggu)

Senin hingga Jumat 8:00–17:00 Waktu Pasifik